DEFINICIÓN DE EXCEL, CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

Las principales características de Excel son:

1. Es una hoja de cálculo.
2. Puede hacer cálculos muy largos.
3. Tiene limitaciones increíblemente pequeñas.
4. Una tabla no es un reto par Excel.
5. Plantillas y ejemplos muy explícitos.
6. Relleno y formato de celdas. 

Los elementos de una Hoja de Cálculo son: filas, columnas, celdas y rango.

Fila: En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacionales, un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

Columna: En el contexto de una tabla de base de datos relacional, una columna es un conjunto de valores de datos de un simple tipo particular, uno por cada fila de la tabla. Las columnas proporcionan la estructura según la cual se componen las filas.

Celda: En las hojas de cálculo, una celda es el lugar donde se pueden introducir los datos. En hojas de cálculo como Microsoft Excel u OpenOffice.org las celdas es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre como C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila).

Rango: Un rango es un rectángulo de celdas. La fórmula normal para el rango de referencia determina primero la celda de arriba a la izquierda, después la de abajo a la derecha, como en B7:C9. (Las letras de las columnas no necesitan ser mayúsculas.)

TIPOS DE DATOS

Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:

* Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda. Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor constante se lo modifica manualmente.

* Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores existentes.

Excel permite ingresar diferente tipos de datos:

• Texto
• Números
• Fechas
• Horas
• Valores Lógicos (Verdadero y Falso)
• Fórmulas y funciones
• Valores de error
• Mandatos u Órdenes.

TIPOS DE OPERADORES

Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel así como su precedencia, es decir, el orden en que se realizan las operaciones.

Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:

1. Fórmulas aritméticas
2. Fórmulas de comparación
3. Fórmulas de texto
4. Fórmulas de referencia

Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar los cálculos y operaciones específicas de cada grupo. 

1. Operadores aritméticos

Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:

2. Operadores de comparación

Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A continuación tenemos la lista de operadores de comparación:

3. Operadores de texto

Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.

4. Operadores de referencia

 Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia.

Para entender mejor este tema, ver el siguiente vídeo:

REFERENCIAS EN EXCEL

Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de cálculo ya que a través de ellas podemos identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y de esa manera acceder al valor contenido en cualquiera de ellas.

El objetivo de este artículo es aclarar la mayor cantidad de dudas sobre el tema de referencias en Excel y será útil para aquellas personas que comienzan a utilizar la herramienta pero también para aquellos que ya tienen un poco de tiempo utilizando la hoja de cálculo y no han escuchado sobre temas como las referencias 3D o el estilo de referencia F1C1.

Todo usuario de Excel debe saber que todas las hojas están divididas en columnas y filas. Esta división se hace evidente en la interfaz gráfica de Excel de la siguiente manera:

• ·  Por debajo de la barra de fórmulas se encuentran los encabezados de columna identificados por una letra.
•   En el extremo izquierdo están los encabezados de fila que muestran un número.
• · En el área de trabajo tenemos una cuadrícula que delimita el área de cada celda de la hoja y donde se puede observar que cada una de ellas pertenece a una determinada columna y fila.

En conclusión, la referencia de una celda nos indica su ubicación dentro de una hoja, es decir, nos ayuda a conocer rápidamente la columna y fila a las que pertenece.

Referencias Relativas:

De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término relativo significa que al momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias en relación a la nueva posición donde se está haciendo la copia de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que en la celda C1 tenemos la fórmula =A1+B1. En la siguiente imagen puedes observar el resultado de esta operación si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:

Las referencias relativas son muy útiles cuando necesitamos aplicar una misma fórmula sobre un rango de datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja donde las columnas A y B tienen valores numéricos y ahora necesito colocar la multiplicación de ambos valores en la columna C. Para hacerlo rápidamente, coloco la fórmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio dicha fórmula hacia debajo:

Referencias Absolutas:

Hay ocasiones en las que necesitamos “fijar” la referencia a una celda de manera que permanezca igual aún después de ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la columna y al número de la fila de la siguiente manera: A7 -----> $A$7

Si tomamos el primer ejemplo de la sección anterior y utilizamos la fórmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y posteriormente copiamos dicha fórmula a la celda C3, obtendremos el siguiente resultado:

 

En este caso la celda C3 devolverá el mismo resultado que la celda C1 porque ambas fórmulas hacen referencia a las mismas celdas aún después de haberla copiado. Tendremos el mismo efecto al copiar la fórmula de la celda C1 hacia la derecha:

Referencias Mixtas:

En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo “$” para fijar tanto la columna como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce como referencias mixtas.

Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y dejamos la fila sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el símbolo “$”al número de la fila.

Si colocas la fórmula =$A1 dentro de la celda B1 y copias la fórmula hacia la derecha verás que la fórmula se mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener la columna $A fija. Por el contrario, si copias la fórmula hacia abajo, Excel modificará el número de fila:

Sin embargo, si cambiamos el tipo de referencia mixta de la celda B1 por la fórmula =A$1 y copiamos hacia la derecha y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que habremos fijado solamente la fila:

OPERACIONES BÁSICAS EN EXCEL

Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual).

Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son:

+  SUMA

-  RESTA

*  MULTIPLICACIÓN

/  DIVISIÓN

En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado será, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado será siempre 7. En cambio, si en la fórmula utilizamos referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se modificará automáticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una fórmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores, el resultado se ajustará automáticamente a los valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.

Para expandir y practicar más las operaciones básicas de excel, ver el siguiente vídeo:

FUNCIONES DE EXCEL

Una de las características más utilizadas en Excel son sus funciones ya que nos ayudan a ser más eficientes en el manejo de la hoja de cálculo. Utilizamos las funciones para realizar cálculos con los valores de las celdas o también para modificar su contenido.

Absolutamente nadie puede cambiar el comportamiento de una función porque su funcionamiento está programado dentro de Excel. Lo que sí podemos hacer es conocer la amplia gama de funciones existentes y aprender a utilizarlas.

Funciones por Categoría:

1. Funciones de búsqueda y referencia.

2. Funciones lógicas

3. Funciones de texto

4. Funciones de fecha y hora

5. Funciones de información

6. Funciones estadísticas

7. Funciones matemáticas y trigonométricas

8. Funciones financieras

9. Funciones de ingeniería

10. Funciones de base de datos

11. Funciones de cubo

Ejemplos de algunas funciones básicas:

Función	Descripción	Sintaxis - Ejemplo
SUMA	Devuelve la suma de los argumentos	=SUMA(A1:A4)
POTENCIA	Devuelve un número elevado a una Potencia.	=POTENCIA(A1;2)
RAIZ	Permite calcular la raíz cuadrada de un número	=RAIZ(A1)
RAIZ CUBICA	Se debe utilizar la función potencia el cual se eleva el número a 1/3.	=POTENCIA(A1;1/3)

Función	Descripción	Sintaxis - Ejemplo
PROMEDIO	Devuelve la media aritmética de los números o rango	=PROMEDIO(A1:A4)
MAXIMO	Devuelve el número mayor incluido dentro de un rango	=MAXIMO(A1:A4)
MINIMO	Devuelve el número menor incluido dentro de un rango	=MIN(A1:A4)
MODA	Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en un rango.	=MODA(A1:A4)
CONTARA	Cuenta las celdas no vacías de un rango.	=CONTARA(A1:A4)
CONTAR.SI	Devuelve como resultado el número de celdas de un rango que cumple una determinada condición. Es decir, si se cumple la condición especificada en el argumento, cuenta la cantidad de celdas, excluyendo a las que no cumplen con esa condición.	=CONTAR.SI(A1:A4;">=1") Siendo: Rango: A1:A4 Condición: ">=1", siempre se coloca entre comillas.

Práctica de las funciones en Excel:

FUNCIÓN SI

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.

VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.

Para concluir, quiero decir que el programa Excel, es una herramienta muy importante para la formación de cualquier profesional, por las distintas organizaciones, presupuestos, recopilación de datos y cálculos trigonométricos que podríamos necesitar para nuestro camino profesional y/o campo laboral, siento que es necesario que todos los universitarios, sin importar la carrera, tengan al menos un leve conocimiento sobre este grandioso programa, porque sé que tarde o temprano lo necesitaran para facilitar su organización e incorporación de datos, por eso hice este blog, para introducir a los profesionales en formación a conocer y defenderse un poco, en cuanto a Excel se refiere.

La información de este blog fue citada y tomada de las siguientes paginas:

• http://definicion.de/excel/
• https://es.scribd.com/doc/82940618/Que-es-Microsoft-Excel-y-cuales-son-sus-caracteristicas
• https://nlmexcel.wordpress.com/2010/12/02/tipos-de-datos/
• https://exceltotal.com/tutorial-excel-2010-tipos-de-operadores-en-excel/
• https://exceltotal.com/referencias-en-excel/
• https://sites.google.com/site/areatecnoinformaticajep/home/grado-noveno/operaciones-de-calculo-en-excel
• https://exceltotal.com/funciones/
• https://exceltotal.com/la-funcion-si-en-excel/
• https://exceltotal.com/validacion-de-datos-en-excel/